La comunicación entre cliente y consultora o agencia y proveedor es muy importante, pues es necesario tener la información necesaria para desarrollar un proyecto y éste pueda salir adelante de la manera más óptima, cumpliendo los objetivos propuestos.
Para poder lograrlo es importante completar un documento denominado brief o briefing con el cual se podrá identificar distintos aspectos relacionados con la empresa o cliente. En esta nota podrás conocer la importancia de este documento.
¿Qué es un brief?
Como se mencionó en líneas anteriores, el brief o briefing es un documento que funciona como una herramienta que sirve para identificar aspectos importantes relacionado con la empresa – cliente.
Según el alcance y magnitud del proyecto a trabajar, el brief puede contener más o menos información; sin embargo, existen puntos básicos que cualquier briefing debe contemplar.
Si bien este término está muy relacionado al mundo de la publicidad, el concepto es originario del lenguaje militar y es utilizado para describir reuniones en las que se brindaban detalles e instrucciones de manera oficial, respecto a una operación y cómo lograr el éxito en ella.
Un punto importante de este documento es que los puntos colocados pueden ser cambiantes; es decir, el brief original que se presente al cliente puede sufrir modificaciones en búsqueda de mejores resultados y de respetar las normas o limitantes de la empresa. Por ejemplo, puede existir información que el cliente no desea revelar por temas contractuales y eso debe ser respetado pero también se debe considerar cuánto influye el omitir esta información al desarrollo del proyecto.
¿Qué puntos importantes contiene un brief?
Está claro que cada documento tendrá variaciones, pues cada proyecto requiere información distinta y cada agencia o consultora tendrá sus propios parámetros en el formato del brief; sin embargo, puedo señalar que hay puntos fijos que sí o sí se considera dentro de la estructura básica:
1. Información sobre la empresa
Es importante conocer a la marca y empresa, por ello el brief debe tomar en cuenta datos relacionados con sus valores, trayectoria, su sector, valor diferencial, detalles de sus productos o servicios y, evidentemente, datos de contacto.
Aquí también se debe considerar reportes de campañas anteriores o el aprendizaje de proyectos similares previos con la finalidad de conocer los errores que se cometieron y así evitarlos y fortalecer la estrategia.
2. Objetivos
Debemos conocer las proyecciones del cliente, qué espera alcanzar por medio del proyecto y saber si es viable o no. Es recomendable definir los KPI’s o indicadores que se emplearán para medir el éxito de la estrategia.
Hay que recordarle al cliente que los objetivos deben ser realistas, medibles y alcanzables; además pueden dividirse en corto, mediano y largo plazo. De esta forma se establece de forma más clara la meta deseada.
Con esta información también tenemos la posibilidad de brindarle la mejor opción de servicio o el producto que más se adecúa a sus objetivos.
El cliente puede llegar con una idea de lo que desea, pero no siempre es la más adecuada para conseguir las metas planteadas.
3. Público Objetivo
Este punto es uno de los más importante, pues hay que saber a quién va dirigido el proyecto, quién es el consumidor final; en base a ellos se desarrollará la mejor estrategia.
Mientras más detallado sea este punto, más posibilidades tenemos de conocer a quién nos dirigimos.
Es recomendable que nos describan como mínimo a 3 buyers persona, pues así conocemos los tipos de personas a los que nos dirigimos.
Supongamos que el cliente llega con la idea de desarrollar un ecommerce de cosméticos para mujeres y que la única información que nos brindan es:
– Género: Femenino
– Edad: Todas
– NSE: A, B y C
– Intereses: Maquillaje
Estos datos son muy generales y, estarás de acuerdo conmigo, que desarrollar una web para mujeres de 15 a 20 años no es lo mismo que para mujeres de 25 a 35 años; pues partiendo desde que la forma de atraerlas visualmente es diferente, el lenguaje que se emplea es completamente distinto y sus intereses pueden hasta ser opuestos. Para evitar estos errores es importante tener el mínimo detalle de tu target.
4. Competencia
Hay que saber qué está haciendo tu competencia y no para imitarlo, sino para aprender de sus errores y mejorar su aciertos.
Además debemos conocer su posicionamiento, cómo se promueven y más detalles que nos ayudará a tener una idea de cómo se está desenvolviendo en el mercado.
En este punto también es válido tener detalles, pero tengo que destacar que lo más resaltante de completar esta información es conocer las tendencias que están siendo probadas por ellos y evaluar su rendimiento, descubrir sus puntos fuertes y los débiles.
5. Presupuesto
El cliente puede tener una magnífica idea, ésta puede ser la mejor para llegar a su público y lograr sus objetivos pero qué pasa si el desarrollo de todo el proyecto sobrepasa los límites de inversión.
Por esta razón es importante saber cuánto está dispuesto a invertir en el desarrollo; sobre todo si trabajas con emprendedores.
Con este dato sabremos cuánto estás dispuesto a invertir o cuáles son las posibilidades económicas de tu negocio, para el desarrollo del proyecto.
¿Por qué es importante el brief?
Por un lado, este documento es importante para conocer y empaparnos de la marca y productos o servicios de nuestro cliente. La finalidad del brief es poder presentar una propuesta que se ajuste a las necesidades específicas de tu empresa y que guarde relación con sus valores o el posicionamiento del que tiene en el mercado.
Lograr esto puede ser difícil si la empresa no provee información detallada que ayude a conocer a fondo aspectos internos y del mercado de una manera estructurada, más aún si la consultora no facilita la recopilación de la información en este proceso para precisar bien los datos requeridos para llevar a cabo el proyecto solicitado.
¡Este es el primer paso para comenzar tu proyecto!
Independientemente de cuál sea la consultora o profesional que vaya a llevar a cabo el desarrollo de tu proyecto, gran parte de los resultados que obtengas dependerá de la importancia con que se tome la elaboración del brief.
Es muy importante que quien elabore el brief tome en cuenta todos los detalles necesarios y no deje nada al azar.
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