6 Herramientas gratuitas para ahorrar tiempo y dinero en tu empresa

¿Has oído sobre las ventajas que puedes obtener al añadir soluciones tecnológicas en los procesos de tu empresa?

Los negocios rumbo a la digitalización pueden ayudarte a optimizar la productividad y mejorar los resultados del desempeño de tu equipo. Por otro lado, emplear herramientas digitales automatizadas puede ahorrarte costos y tiempo.

Por esta razón, en esta nota mencionaremos algunas herramientas que ayudarán a tu empresa a impulsar la productividad y reducir costos, para llevar tu negocio al siguiente nivel.

Se trata de una aplicación web que te ayudará a crear y editar gráficos, los cuales puedes integrarlos con diferentes plataformas. Es bastante sencilla de usar, ya que puedes dibujar diagramas profesionales que cumplen con gran parte de las necesidades que presenta una empresa. Puedes realizar UML, diagramas de flujo, BPMN, mockups, etc. Todo esto sin la necesidad de instalarlo en tu PC.

Algunos elementos que puedes encontrar son:

• Flechas
• Elementos de gráficos de flujo
• Componentes básicos para realizar una app mobile
• Bootstrap
• Íconos

Draw.io tiene la ventaja de incluir imágenes de Amazon, Microsoft Azure, Veeam, y muchos otros, y te brinda ejemplos que puedes usar de guía.

Es una muy buena elección, si lo que buscas es una plataforma gratuita.

Este es un software colaborativo en línea de mapeo mental, conceptual y de organización de ideas. Te permite visualizar y organizar toda la información.

Este programa tiene su versión de paga y gratuita, en esta última tienes un límite para realizar tres mapas mentales. Puedes utilizarlo desde cualquier navegador web e instalar la aplicación gratuita para escritorio, iPad y Android.

Algunas de sus características principales son:

• Disponibilidad de diferentes formatos.
• Capacidad de compartir y exportar los diagramas creados.
• Puedes trabajar en equipo, de forma simultánea, sobre un mapa mental.
• Ofrece la posibilidad de agregar distintos estilos, iconos y temas.

Mindomo puede lograr disminuir el tiempo de planificar tus proyectos y eventos al menos en un 20% en comparación a las aplicaciones tradicionales.

Esta plataforma te ayuda a organizar todo el trabajo de tu equipo, como por ejemplo, objetivos, calendarios, archivos y más, todo en un solo lugar. Puedes coordinar las tareas y llevar un orden de los proyectos según tu cronograma, por lo que te evitas las reuniones de estatus de último minuto.

Una de sus funciones principales es brindar una mejor comunicación entre todos los integrantes del equipo, lo cual es vital para el éxito del desarrollo de un proyecto.

Asana también es una herramienta colaborativa, fácil de utilizar y una de las más completas respecto a gestión de proyectos. Su plan gratuito te brinda las siguientes opciones:

• 15 miembros como máximo en un equipo
• Escritorio básico
• Proyectos, tareas y conversaciones sin límites.

Puedes integrarlo con herramientas digitales como Slack, Google Drive, Dropbox, Adobe Creative Cloud, entre otras.

Si aún no tienes una amplia experiencia en gestionar proyectos, esta plataforma es ideal para ti.

Con Wrike podrás ver reportes en tiempo real, administrar paneles de acción, planificar, verificar el avance del trabajo y mantener comunicación con tu equipo. Esta herramienta se encuentra en la nube y es ampliamente colaborativa.

Una de las ventajas de este gestor es que puedes adjuntar archivos sobre diferentes tareas y personalizar las notificaciones. Además, posee un control de cambios y, el coordinador del proyecto, podrá detectar qué integrante no está avanzando el trabajo o quién está haciendo algo de forma incorrecta.

Algunos detalles a resaltar de Wrike son:

• Integración con correo electrónico
• Posee complementos de Outlook y Apple Mail
• Es ampliamente colaborativo
• Organización libre de proyectos con capacidad de personalizarlos
• Apps móviles para gestionar desde cualquier lugar

Existen otras herramientas que pueden ayudarte en la tarea de gestión, como WorkProject, Procore o Dapulse. Es cuestión de elegir el que mejor se acomode a tus necesidades.

Continuando con plataformas de gestión, Trello es una de las opciones para proyectos de desarrollo ágil bajo la metodología Kanban.

Esta herramienta es muy útil para tareas colaborativas, sobre todo para equipos que desarrollen más de una labor a la vez. Puedes observar el desarrollo de cada tarea, añadir etiquetas con el personal asignado y fomentar el intercambio de información.

También te da la opción de crear diversos tableros digitales compuestos por listas de tareas en forma de columnas. La idea es mejorar las rutinas de trabajo pudiendo identificar las prioridades, medir tiempos y más, todo esto con la finalidad de tener una adecuada organización.

Algunas ventajas de emplear Trello son:

• Es compartida en tiempo real por todos los miembros del equipo y las actualizaciones no necesitan ser guardadas.
• Gracias a las notificaciones puedes saber cuando se realizaron cambios en los tableros y puedes controlarlos.
• Sus etiquetas de colores te ayudan a destacar y organizar de forma visual las tareas.
• El motor de búsqueda te permite encontrar de forma inmediata la información solicitada.
• Puedes crear tableros públicos y privados, y elegir con quienes compartirlo.

Esta es una herramienta online muy útil para el trabajo remoto, ya que se trata de una oficina virtual en la que puedes mantener una conversación fluida, utilizar bots, organizar actividades y compartir archivos.

Slack es una plataforma de mensajería basada en canales, puedes conectar servicios de software y hallar la información que necesitas para mejorar tu rendimiento laboral en un lugar seguro.

Algunas de las ventajas son:

• Puedes personalizar las notificaciones colocando palabras clave.
• Al enviar enlaces puedes elegir si quieres que se muestre un previo o no.
• Tienes la opción de seguimiento de lectura.
• Crea tus propios emojis.
• Crea chats y grupos privados
• Intégralo con Google Drive, Dropbox, GitHub, Hangouts, Asana, Twitter, Trello, etc.